封筒に宛名を印刷する方法｜ワード・エクセルを使って印刷しよう！

封筒で書類などを発送する際、宛名を書く必要があります。1つだけの発送であれば手書きでも気になりませんが、大量の封筒を発送する場合、宛名書きに膨大な時間を要します。

ワード・エクセルを使い封筒に宛名を直接印刷することで、宛名を書く時間を省くことが可能です。文字のバランスも整うため、見栄えもよくなるでしょう。

当記事では、ワード・エクセルで封筒に宛名を直接印刷する方法を、7つのステップに分けて解説します。丈夫で人気の高い宅配封筒も紹介するので、封筒で書類などを発送する機会のある人はぜひ参考にしてください。

封筒の宛名をワードやエクセルを使って直接封筒に印刷する主なメリットは、以下の3つです。

ワード・エクセルで封筒の宛名を印刷するのに、高度なパソコンスキルは必要ありません。下記の5つがあれば、簡単に封筒の宛名を印刷できます。

上記5つを用意したら、次に「縦書き」と「横書き」のどちらにするかを決めます。

通常、縦書き用封筒には縦書きで宛名を書くのがマナーですが、縦書き用封筒に横書きで書く場合も少なくありません。ビジネスシーンでも縦書き用封筒に横書きで宛名を書くことがあります。縦書きを求められている場合以外は、宛名のバランスが取りやすいほうを選びましょう。

なお、縦書きの場合、住所の番地は漢数字を使うのが一般的とされています。宛名に数字や英語が多い場合は、横書きがおすすめです。

まず、エクセルで住所録を作成します。住所録には「郵便番号」「住所」「氏名」「敬称」 などの必要な情報を入力しましょう。住所録を作成する際にナンバリングしておくと、データ管理がしやすくなります。

住所録のリストが完成したら、ファイル名を「住所録」とし、保存先を指定してデータを保存します。

今回は、長形3号サイズの封筒で縦書きにする場合の設定方法を紹介します。

まずワードで白紙の文書を開き、上タブのレイアウトからテキストの方向や封筒のサイズを設定します。

【レイアウト設定の手順】

ワードに登録されている封筒サイズは以下の6種類です。

次に、封筒に表示する住所録を指定します。住所録のデータをワードに反映させる手順は、以下の通りです。

以上で、住所録のデータの反映は完了です。ワードは白紙のままですが、データは反映されているので安心してください。

ワードにエクセルのデータを差し込みます。データの差し込みは、以下の流れで行います。

ワードの「差し込み文書」のタブから「結果のプレビュー」をクリックすると、ワードにデータが反映され、差し込みしたデータが表示されます。全体のバランスを見ながら、位置をずらしたり文字サイズを調整したりして、レイアウトを決めましょう。

レイアウトはいつでも変更できます。宛名によってはバランスが悪くなることもあるので、気になる場合はプレビュー表示で確認したり、テスト印刷をしたりなどでバランスをチェックし、必要であればレイアウトを変更します。

封筒の表面に差出人の情報を入れたい場合は、ワードにテキストボックスを挿入して、差出人の情報を入力します。

封筒に宛名を印刷する際、トレイにセットすると紙詰まりを起こす恐れがあります。宛名を印刷するときは、手差し給紙に封筒をセットしましょう。手差し給紙に封筒をセットする際は、印刷面と印刷方向をチェックしてください。

印字された封筒が排紙トレイから出てきたら、封筒への宛名印刷は完了です。

配送中に損傷する可能性を下げるためには、丈夫な宅配封筒を用いることをおすすめします。重要なビジネス書類や資料、CD・DVDなどを配送する際は、厚紙封筒やクッション封筒を利用しましょう。

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A5サイズの用紙が入るメール便対応の直輸入厚紙封筒です。封緘シールと開封ジッパーが付いており、受取人が簡単に開封できる構造になっています。コートボール250gという素材を使用しており、軽量でありながら強度は高いのが特徴です。

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封筒に宛名を印刷することで、文字のバランスを気にする必要がなくなるほか、大量に発送する際には1枚ずつ手書きする手間を省けるメリットがあります。

封筒に宛名を印刷する場合、エクセルで住所録のリストを作成し、リストのデータをワードに反映させる方法が一般的です。高度な技術は不要で、ワード・エクセルと封筒、プリンター、宛名の情報さえあれば宛名を印刷できます。

アースダンボールでは、丈夫な封筒を多数取り扱っています。サイズや機能など幅広く揃えていますので、封筒を購入の際はぜひご検討ください。

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